040 761 4366

Kuulin taannoin yhdeltä yrittäjältä uskomattoman tarinan. Tarina oli niin opettavainen, että päätin kirjoittaa siitä. Eräässä helsinkiläisessä kotisiivousta tekevässä pienyrityksessä oli vielä pari vuotta sitten kaikki hyvin, mutta sitten tapahtui jotain, joka syöksi yrityksen alamäkeen. 

Tapasin erään helsinkiläisen siivousyrittäjän, jonka yrityksessä oli vielä muutama vuosi sitten kaikki hyvin. Palvelu oli laadukasta, asiakkaat tyytyväisiä ja työntekijät motivoituneita. Yrittäjä itse oli tiiviisti toiminnassa mukana ja tulevaisuus näytti valoisalta.

Yrittäjän päivät olivat kiireisiä ja täynnä asiakaspalavereja, tarjousten ja sopimusten tekoa, työntekijöiden perehdytystä, työvuorojen suunnittelua, työtuntien laskemista ja välillä myös sairauspoissalojen tuurauksia imuri kädessä.

Reilu vuosi sitten yrittäjä sai perheenlisäystä ja perheen arki alkoi vaatia enemmän aikaa. Jatkuva kiire ja lisääntynyt stressi vaikutti myös yrittäjän terveyteen ja hän päättikin minimoida työvelvoitteitaan vähentämällä läsnäoloaan työpaikalla ja antoi vastuuta enemmän työntekijöille. ”Kyllähän kaikki hoituu nykypäivänä hyvin puhelimen ja sähköpostin välityksellä”, ajatteli yrittäjä. Aluksi hän ohjasi työntekijöitä paljon puhelimen välityksellä, mutta pikkuhiljaa kysymykset loppuivat ja vaikutti siltä, että he pärjäävät mainiosti omillaan.

Kaikki vaikutti sujuvan mallikkaasti työssä ja perheen arjessa ja yrittäjän terveyskin oli palannut normaaliksi.

ALAMÄKI ALKAA

Pian yrittäjälle tuli kuitenkin viestejä asiakkailta. Viestit koskivat laskenutta palvelun laatua ja virheellisiä laskuja. Asiakkaat olivat panneet merkille, että työntekijät eivät siivonneet heillä sitä tuntimäärää, joka oli laskutettu. Yrittäjä hoiti edelleen yrityksen laskutuksen ja laskutti asiakkaita tuntimäärien mukaan, jotka työntekijät ilmoittivat hänelle. Hän tietysti pahoitteli virheitä asiakkaille ja korjasi laskut. Yrittäjä kysyi työntekijöiltä selvitystä virheellisistä tunti-ilmoituksista, mutta he tietysti kiistivät työtuntien vääristelyt.

 

Yrittäjä ajatteli, että tämä oli yksittäistapaus ja oli helpottunut, kun asia oli hoidettu. Hän oli kuitenkin täysin väärässä, sillä seuraavina kuukausina samanlaiset viestit asiakkailta jatkuivat. Hän korjasi jälleen virheelliset laskut, mutta nyt asiakkaiden luottamus alkoi jo horjua ja osa asiakkaista irtisanoi sopimuksen.

Kun yrittäjä taas pyysi selvitystä työtunneista työntekijöiltään, eivät työntekijät tästä pitäneet ja jotkut jopa irtisanoivat itsensä. Yrittäjä ei uskaltanut enää luottaa työntekijöihinsä ja tästä alkoikin jyrkkä alamäki. Työntekijöitä oli liian vähän ja jäljelle jääneet tekivät puuttuvien työntekijöiden tunteja. Yrittäjällä ei ollut yrityksen toiminta kokonaisuudessaan hallinnassa: hän ei ehtinyt suunnitella työvuoroja etukäteen, tehtyjen työtuntien keräily vei aikaa ja laskutus raahasi perässä. Lisäksi siivouksia ei tehty huolellisesti ja osa työntekijöistä oli epärehellisiä. Yrittäjä ei saanut näitä ongelmia ratkaistua ja tämä aiheutti yhä useamman asiakkaan lähtemisen.

Yrittäjä päätti yrittää pelastaa yrityksen ja ryhtyi itse valvomaan työsuorituksia. Hän ei kuitenkaan millään ennättänyt sekä valvoa työsuorituksia että pyörittää yrityksen rutiineja, joten pian hän sinkoili sinne tänne sammuttamassa tulipaloja.

Uusia työntekijöitä ei tahtonut löytyä ja työvoimapulan aiheuttamat ylityöt sekä töiden suunnittelemattomuus kuormittivat jäljellä olevia työntekijöitä. Työntekijät olivat uupuneita ja muutoksia työvuoroihin tuli jopa samalle päivälle. Heidän motivaationsa laski ja yrittäjän työpöydälle alkoi ilmestyä yhä useampia sairauslomatodistuksia.

HELVETTI ON IRTI

Koska kassavirta ehtyi, huononi yrityksen tila nopeasti ja yritykselle alkoi kertyä velkoja. Ensimmäisenä rästiin jäivät työnantajan suoritukset, sitten työntekijöiden palkat olivat myöhässä eikä yrittäjä voinut nostaa itselleen palkkaa.

Yrityksen tilanne vaikutti myös perheeseen ja yrittäjän tilanne kävi sietämättömäksi. Nyt oli edessä päätöksenteko: mitä tehdä yritykselle?

Yrittäjä päätti, että ainoa järkevä ratkaisu on yrityksen myyminen – tai sen mitä siitä on jäljellä.
Hän sai yrityksen lopulta myytyä, mutta ei läheskään sillä hinnalla, jolla olisi toivonut.

MITÄ TÄSTÄ OPIMME?

Olisiko yrittäjä voinut välttyä ongelmilta ja yrityksen myynniltä? Olisiko hän voinut tehdä jotain toisin? Minä väitän, että kyllä hän olisi voinut ja paljon. Hän olisi voinut välttyä näiltä kaikilta ongelmilta jo kauan ennen ensimmäisten ongelmien ilmestymistä.

Ensin kerroin yrittäjälle, että hänen olisi pitänyt palkata heti alussa avustaja, esim. palveluohjaaja tai palvelupäällikkö. Yrittäjän vastuulla oli koko yrityksen pyörittäminen: työntekijöiden palkkaaminen, perehdyttäminen, työvuorosuunnittelut, palkanmaksut, asiakkaiden hankkiminen jne. Yrityksen kasvaessa yrittäjä ei millään voi pitää kaikkia lankoja omissa käsissään, eikä kaikkia tärkeitä asioita omassa muistissaan. Vastuuta on pakko jakaa.

Yrittäjä vastusti tätä ajatusta sanomalla, ettei hänellä olisi ollut rahaa palkata uutta työntekijää. Aluksi tietysti raha onkin tiukilla, mutta kun yrittäjän aika vapautuu rutiinitehtävistä, pystyy hän kehittämään yritystä eteenpäin.

 

Koska yrittäjällä oli paljon yrityksen tärkeitä tietoja vain omassa päässään kerroin, että digitaaliset apuvälineet auttaisivat tässä paljon. Esimerkiksi työvuorosuunnittelua voidaan automatisoida, eikä pyörittää Excelillä tai sähköpostikalenterilla.

Toimiva työajanseurantaohjelma olisi auttanut paljon, koska siinä olisi poistettu työaikavarkaudet ja laskutus olisi hoitunut helposti ja heti oikeilla tiedoilla. Näin kassavirta olisi nopeutunut huomattavasti. Myös työntekijöille olisi maksettu oikea palkka oikealla ajalla ja lisäksi sähköisellä työajanseurannalla yrittäjä olisi vähentänyt palkanmaksutietojen keräämiseen menevää työaikaa.

Oikeilla ohjelmilla yrittäjä olisi siis automatisoinut paljon sellaisia toistuvia työsuorituksia, joita joudutaan tekemään melkein joka päivä tai viikkotasolla.

Ja vaikka yrittäjä ei olisi pystynyt palkkaamaan uutta työntekijää niin uskon, että toimivalla sähköisellä ohjelmalla yrittäjä olisi säästänyt valtavasti rutiinitehtävissä sekä aikaa että rahaa.

Kysyin yrittäjältä lopuksi, että mitä jos hän olisi vuosi sitten palkannut avustajan ja hankkinut toimivia ohjelmia avuksi, niin olisiko hänen yrityksensä nyt toimiva ja menestyvä?
Vastausta minun ei tarvitse edes kirjoitta.

 

Tämä oli yhden siivousyrittäjän tarina. Olen varma, että tällaisia pienyrittäjä löytyy meidän keskuudessamme paljon.

Tunnetko sinä jonkun yrittäjän tai yrityksen, jolle on käynyt samoin? Tai onko tämä tarina muuten tuttu? Kirjoita meille kokemuksestasi. Ehkä voimme muiden tarinoiden ja kokemuksien kautta auttaa toisia tunnistamaan tämän tyyppiset haasteet ja näin auttaa heitä välttämään pahat virheet. Eräässäkin siivousyrityksessä näillä toimenpiteillä saatiin 80% säästö työaikaan.

Veiko Poldkivi
Liiketoimintajohtaja, Digisten Oy

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit