040 761 4366

Työvoimakulut ovat siivousyrityksen suurin kuluerä. Paljastamme tässä kirjoituksessa, kuinka voit säästää työvoimakustannuksissa jopa 80%.

Saimme luvan kertoa teille erään siivousyrityksen tarinan, jossa tämä siivousyritys osti toisen yrityksen. Fuusioituminen ei mennyt aivan mutkattomasti, koska yritysten käytännöt ja tavat toimia olivat aivan erilaiset.

Nykyaikaisia digitaalisia toiminnanohjausjärjestelmiä käyttävä siivousyritys aikoi ostaa toisen, myyntiin tulleen siivousyrityksen, jossa työskenteli 11 siivoojaa ja 2 esimiestä. Ostavan yrityksen toimitusjohtaja halusi tutkia ostettavaa yritystä ja teki testisoiton ostettavaan yritykseen tilatakseen siivouksen. Hämmästys oli melkoinen hänen soittaessaan yritykseen, sillä sopivan siivousajan löytämiseen puhelimessa meni noin 20 minuuttia. Näitä minuutteja säesti lisäksi puhelimesta kuuluva raskas huokailu ja puhina.

TOIMIMATTOMAT KÄYTÄNNÖT

Myöhemmin selvisi, että aikaa varaava esimies selasi jokaisen työntekijän erillisiä Excel-taulukoita edestakaisin yrittäessään löytää sopivaa aikaa ja oli muutenkin erittäin kiireinen ja stressaantunut. Excelit oli järjestetty niin, että jokaisella työntekijällä oli omansa, joten mistään ei nähnyt esimerkiksi koko maanantain tilannetta – ketkä kaikki työskentelivät maanantaina ja missä kohteissa.

Tarkemmassa selvityksessä paljastui, että yritystä ja työvuoroja tosiaan pyöritettiin pelkästään Excel-taulukoiden ja erilaisten lappusten avulla ja yrityksen kaksi esimiestä olivat molemmat erittäin ylityöllistettyjä. Työntekijät olivat töissä klo 9-17 ja saivat tehdä työnsä siinä järjestyksessä kuin itse halusivat. Heille myös maksettiin suunnitelluista tunneista, vaikka työ tulisi tehtyä nopeammin. Työntekijät saivat siis lähteä työpaikalta heti, kun kaikki työt oli tehty ja ainoa edellytys oli, ettei asiakkailta saanut tulla valituksia. Ilmeisesti valituksilta oltiin säästytty, kun käytäntö sai jatkua.

HYVÄSTI EXCEL – TERVETULOA NYKYAIKA

Kun kauppa sitten toteutui, alkoi ostaneelle yritykselle tulla asiakaspalautteita. Asiakkaat halusivat kertoa uudelle omistajalle olevansa tyytymättömiä työn laatuun ja toivovansa muutosta nyt, kun yritys oli saanut uuden johdon. Kaupan myötä kaikki työntekijät siirtyivät tähän uuteen yritykseen ja sopimukseen kuului myös, että ylitöitä tehneet esimiehet saivat pitää ylityövapaat pois.

Uudessa yrityksessä ostetun yrityksen työntekijät saivat käyttöönsä uudenlaiset toiminnanohjausjärjestelmät, kännykät ja sovellukset kännyköihin, jonka avulla työkohteeseen kuitattiin saapuvaksi, ja pois silloin, kun sieltä lähdettiin. Esimiehet näkivät kaikkien työntekijöiden työtunnit kätevästi samalla ruudulla ja ajan varaaminen asiakkaille oli helppoa ja nopeaa. Työntekijöiden tunnit siirtyivät automaattisesti palkanmaksuun ja asiakkaiden tilaukset laskutukseen. Ylimääräinen käsityö jäi välistä ja esimiestyö keveni huomattavasti. Myös työntekijöiden tunteja saatiin tiivistettyä, kun tiedettiin tarkkaan, kuinka paljon aikaan kuhunkin kohteeseen ja matkoihin meni.

TEHOSTAMINEN KANNATTAA

Kaikki työntekijät eivät suinkaan ilahtuneet uusista käytännöistä vaan se aiheutti osassa työntekijöitä voimakasta muutosvastarintaa. Jotkut kokivat ajankäytön seuraamisen kyttäämiseksi, ja halusivat lähteä yrityksestä. Samoihin aikoihin muutaman siivoojana työskennelleen opiskelijan opinnot päätyivät ja he siirtyivät muille aloille. Toinen esimies jäi myös pois. Yrityksestä poistui näin luonnollisesti useampia työntekijöitä, mikä oli hyvä, sillä loppujen lopuksi työn tehostamisen jälkeen täysipäiväistä siivoustyötä oli tarjolla 4 henkilölle ja sen ainoan jäljelle jääneen esimiehenkin työkuorma keveni 80%.

Siivoojia on hankala löytää ja ala kärsii todellisesta työvoimapulasta. Etunnin avulla toimintaa on kuitenkin mahdollista järkevöittää sekä tehostaa ja näin on mahdollista pärjätä vähemmällä työvoimalla. On kustannustehokkaampaa pitää pienempi määrä täysipäiväisiä työntekijöitä, kuin isompi reservi osa-aikaisia, sillä myös jokaisille osa-aikaiselle on maksettava mm. loma-rahat.  Etunti-ohjelmisto auttaa kattavasti: työvuorojensuunnittelu, työvuorojen seuranta, työsopimusten ja työsuhdetietojen hallinta, asiakaskohteiden sijainti ja avainten hallinta, laskutus, tuntiraportit palkanmaksuun, asiakaspalvelu eDico-sovelluksen avulla, josta asiakas näkee omat tilaukset, laskut ja sopimukset sekä työntekijöiden työvuorokirjaukset Etunti-mobiilisovelluksen avulla.  Etenekin esimiestyössä päästään huomattavasti helpommalla ja vähemmillä tunneilla, kun käytössä on hyvä ja nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä.

Tämä oli yhden siivousyrittäjän tarina. Olen varma, yrittäjiä, jotka painivat samojen ongelman kanssa, löytyy useita. Toivottavasti tämä tarina voi auttaa juuri teidän yritystänne, jotta menestyisitte entistä paremmin. Työvuorosuunnittelu voi olla hellppoa ja nopeaa uuden työkalun avulla.

Veiko Poldkivi
Liiketoimintajohtaja, Digisten Oy

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit