040 761 4366

Markkinoinnissa yksi tehokeino on kauheuksilla pelottelu ja EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloa on käytetty juuri näin. Faktaa on, että tietosuoja-asetus ohjaa toimintaamme 25.5.2018 alkaen ja faktaa on, että rikkomuksista sakot ovat käsittämättömän kovat. Montako sakoilla pelottelevaa markkinointiviestiä te olette saaneet? Meille niitä on tullut iso pino. Markkinamiehet ovat unohtaneet kertoa, että sakkoja edeltää useita toimenpiteitä, joita viranomaiset käyttävät ennen hallinnollisia sakkoja. Kysyä vain sopii: Kuinka luotettavaa asiantuntemusta edustaa se, joka unohtaa keskeiset asiat? Fakta on, että tietosuoja-asetus on hyvä juttu ja hieno mahdollisuus parempaan. Jos ette usko, ette ilmeisesti ole lukeneet Facebookin tietojenkalastelusta tai potilasrekistereistä roskiksessa. Miten niin mahdollisuus? Antakaa, kun kertaan perusasiat ja kerron sitten.

MIKÄ TIETOSUOJA-ASETUS ON?

Tietosuoja-asetuksessa lähtökohta on, että kaikki se henkilöön liitettävä tieto, joka yrityksellä on, on turvallisesti tallessa ja poistetaan, kun sitä ei enää tarvita. Asetuksen mukaan rekisterinpitäjällä tulee olla tietosuojavastaava, joka vastaa asiaan liittyviin kysymyksiin. Toinen velvoite on, että rekisterinpitäjän tulee osoittaa, että asiat ovat kunnossa. Eli asiat tulee kirjata etukäteen ja esitettävä pyydettäessä.

Kun jokin rekisteri muodostetaan, tulee huomioida:

  1. Mietitään ennakkoon käsittelyperuste: mihin näitä tietoja käytetään ja käytetään vain niihin
  2. Rekisteröitävät tiedot ovat tarkkoja ja virheettömiä ja korjataan viipymättä
  3. Kerätään vain tietoja, joita tarvitaan. ”Mukava tietää” tyyppisiä asioita ei kerätä.
  4. Kaikessa tiedonkäsittelyssä pyritän turvaamaan tiedon olemassaolo ja ettei se joudu vääriin käsiin
  5. Tiedot poistetaan tietoturvallisesti, kun niitä ei enää tarvita
  6. Toimitaan lainmukaisesti ja avoimesti rekisterissä olevan henkilön oikeudet turvaten

Tietojen käsittelyyn ei aina tarvita asianomaisen kirjallista suostumusta. Suostumus on hyvä olla olemassa, mutta muitakin perusteita tietojen rekisteröintiin on olemassa.
Käsittelyperusteita ovat:

  • Henkilö antaa suostumuksen
  • Henkilö liittyy sopimukseen tai sopimusneuvotteluun
  • Rekisteröinti pyrkii turvaamaan henkilön elintärkeän edun
  • Rekisteröintiin on oikeutettu peruste, kuten suoramarkkinointi yritysten välillä
  • Lakisääteinen velvoite

Työ- ja asiakassuhde kuuluvat siis tietosuojan piiriin, vaikka kyse olisi yritysten välisestä liiketoiminnasta. Jos jokin edellä esitetyistä tuli yllätyksenä, on aihetta pohtia asiaa todella tarkkaan.

MITEN KÄSITTELEN ASIAKASTIETOJA TÄSTÄ ETEENPÄIN?

Olemme keskustelleet tietosuoja-asetuksesta lakimiesten, asiakkaiden, työntekijöiden, myyntimiesten, markkinointi-ihmisten, jne. kanssa. Kolme asiaa on tullut niissä voimakkaasti esille. Ensimmäiseksi on tullut tyrmistys siitä, että nyt ei saa enää markkinoida ilman suostumusta. No, näin ei ole. Suoramarkkinointi yritysten välillä jatkuu kuten ennenkin. Yrityksellä on oikeutettu etu lähestyä toisen yrityksen palveluksessa olevaa henkilöä kuten ennenkin.

Toiseksi on epäilty, että tärkeät tiedot tuhoutuvat, kun asiakas vetoaa oikeuteensa tulla unohdetuksi. Tässä tulevat sitten esim. kansalliset lait vastaan. Eronnut työntekijä voi vedota oikeuteensa tulla unohdetuksi, mutta lain mukaan hänen tietojaan on säilytettävä määräajat huomioiden. Älkää siis menkö mukaan kaikkeen mitä ihmiset keksivät, vaan tarkastakaa ensin.

Kolmas asia on se, josta on ehkä suurin yhteisymmärrys. Tässä maassa on miljoonittain rekistereitä, jotka eivät ole ajan tasalla ja joita ei käytetä mihinkään. Nyt on kevätsiivouksen aika ja hetki poistaa kaikki tarpeeton kaapeista, komeroista ja tietojärjestelmistä.

MITEN TOIMIN ASIAKKAIDEN KANSSA,
JOIDEN HENKILÖTIETOJA MINULLA ON?

Miten tätä tietosuoja-asiaa voi siis markkinoida asiakkaalle? Avoimuus, avoimuus ja avoimuus. Laaditaan tietosuojaseloste ja laitetaan se omille kotisivuille, yhdessä tietosuojavastaavan yhteystietojen kanssa. Kerrotaan avoimesti kaikille, joiden tieto on rekisterissä, että täältä löytyy. Kerrotaan myös, että omiin tietoihin pääsee tutustumaan tulemalla paikan päälle ennakkoon sopimalla ja henkilöllisyytensä todentaen. Ai, miksi paikan päälle ja henkkarit mukana? Henkilötieto on aarre, jota yritys suojelee kaikin keinoin, eikä niitä lähetetä sähköpostilla kaikille, jotka asiaa kyselevät. Jos saatte sähköpostikyselyn, älkää lähettäkö tietoja.  Jos saatte puhelinsoiton, älkää kertoko mitä teillä on. Kertokaa, kuinka kyselijän tulee toimia. Yrityskuvan kannalta keskeistä on, että tietosuojaa on pohdittu etukäteen ja tietojensa perään kyselevälle on valmis vastaus.

Etunnissa nämä on otettu huomioon. Lue lisää Etunnista. 

TÄSTÄ VOISI ALKAA UUSI HIENO AIKAKAUSI SINUN YRITYKSELLESI

Väitän että tietosuoja-asetus on hieno juttu ja mahdollisuus parempaan. Nyt kun yritysten tulee käydä läpi markkinoinnin ja asiakashallinnan järjestelmänsä, kerrankin on tilaisuus käydä koko asiakkuuden hoitoon liittyvät järjestelmät läpi yrityksessä. Siinä poistetaan kaikki ylimääräiset koukerot ja varmistutaan siitä, että kaikki asiakkuustiedot ovat heillä, joille ne kuuluvat. Näin tulee ryhtiä ja järjestystä asiakaspalveluun – eikö tämä ole hyvä juttu.

Etunti-järjestelmässä yritys saa ilmoitukset poistettavista henkilötiedoista, kun tiedon säilytysaika umpeutuu. Avoimuus toteutuu asiakkaalle tarkoitetulla suojatulla yhteydellä, josta asiakas näkee omat tietonsa. Työntekijän tiedot säilyvät järjestelmässä, kunnes säilytysaika päättyy ja sieltä ne poistetaan ajallaan. Etunnin tietosuojaominaisuudet yhdessä asiansa omaavien käyttäjien kanssa on yksi markkinoinnin väline. Kerro asiakkaillesi: Hyvä asiakas. Tietosuoja ei ole meille mörkö, vaan kunnia-asia.

Lue lisää Etunti-järjestelmästä. 

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit