040 761 4366

Hyvä siivousalan yrittäjä!

Olen Veiko Poldkivi. Työskentelen siivouspalveluita tarjoavassa yhtiössä Sivex Oy:ssä liiketoiminnan johtajana. Sivex Oy tarjoaa siivouspalveluita Suur-Helsingin alueella noin 450 asiakkaalle ja sen myötä töitä noin neljällekymmenelle henkilölle. Siivoustoimialan kokemusta minulla on kolmetoista vuotta ja tänä aikana olen oppinut siivousyrityksien haasteista paljon.

On henkilöstöhaasteet, kannattavuushaasteet, johtajuushaasteet, kasvuhaasteet, on jatkuva kiire ja stressi päällä ja välillä on tunne, että onko tässä mitään järkeä. Toimialamme on aliarvostettu ja alihinnoiteltu. Luovuttaminen ei kuitenkaan ole mikään vaihtoehto. Pitää vain löytää haasteisiin ratkaisut ja mukautua mahdollisimman hyvin muuttuviin tilanteisiin. Niin minä päätin tehdä ja tie on ollut pitkä sekä mielenkiintoinen.

Miksi?

Uskon vahvasti, että siivousyritystä voidaan pyörittää myös kannattavasti.
Meillä Sivexillä oli kuitenkin monia arjen kipupisteitä, joihin kaipasimme ratkaisua. Usein jouduimme juoksemaan työntekijöiden perässä kyselemässä työvuorolistoja, ja työvuorolistojen täyttämiseen meni työntekijöillä paljon aikaa itse työn ohella. Tästä johtuen laskutus raahasi perässä ja laskuissa saattoi olla virheitä. Jos asiakas esimerkiksi sanoi, että siivoja oli ollut vain puolet työvuorolistaan merkatusta ja laskutetusta ajasta paikalla, emme pystyneet mistään tarkistamaan jälkikäteen asian todellista laitaa.

Lisäksi yrityksen rutiinien pyörittämiseen kului paljon aikaa. Esimerkiksi asiakkaiden tiedot, työvuorot ja laskutus olivat useassa eri ohjelmassa ja samoja tietoja piti syöttää moneen paikkaan. Raportteja johtamisen tueksi oli mahdoton saada, koska ohjelmat eivät keskustelleet keskenään. Yritimme etsiä sopivaa ohjelmaa jo markkinoilla olevista vaihtoehdoista. Ohjelmissa oli kuitenkin aina jokin merkittävä puute ja yritimmekin keskustella ohjelman tekijöiden kanssa kehitysehdotuksista. Kukaan ei kuitenkaan ollut valmis kehittämään ohjelmaa siivousalan tarpeita vastaavaksi.

Ratkaisu

Päätimme lopulta, että ryhdymme itse kehittämään sopivaa ohjelmaa itseämme varten ja Etunti-ohjelman rakentaminen aloitettiin vuonna 2014. Silloin mielessä liikkui koko ajan kysymyksiä: miten säästämme kustannuksia, miten saamme tehostettua työprosesseja vielä kannattavimmiksi ja miten nostamme henkilöstön sisäistä motivaatiota? Nämä ja paljon muita yritystoimintaan liittyviä kysymyksiä oli silloin vailla vastauksia. Ymmärsin, että kun minulla on hyvien ihmisten lisäksi oikea työkalu, niin silloin yritys ja sen henkilöstö voivat paremmin ja tietenkin asiakasuskollisuus paranee huomattavasti. Väärällä työkalulla työ vaan hankaloituu tai sitä ei voi tehdä ollenkaan. Työkalun tulisi mahdollistaa sujuvampi työn kulku, sisäinen viestintä, raportit oikean päätöksen teon tueksi, yritystoiminnan kannattavuuden seuranta sekä paremmat mahdollisuudet asiakkaiden palvelemiseen. Kun yrittäjä saa helposti faktatietoja esim. työn todellisesta kestosta ja matkojen kestosta, on työvuoroja helppo suunnitella toimiviksi. Henkilökunta ennättää asiakaskohteisiin ajoissa ilman kiirettä tai turhia odotuksia ja lisäksi siivoukseen käytetään juuri optimaalinen aika. Henkilökunta saa työvuorot suoraan puhelimeen eikä paperisia työvuorolistoja tai muistilappuja unohdu ja katoa. Tämä kaikki parantaa välittömästi myös palvelun laatua sekä työntekijöiden työolosuhteita.

Mitä olemme saavuttaneet?

Neljän vuoden aikana olemme saaneet yrityksellemme loistavasti toimivan ohjelman, joka virtaviivaistaa kannattavasti sisäisiä työprosessejamme. Työt on organisoitu paljon tehokkaammin ja henkilöstö voi selvästi paremmin. Työntekijät kirjaavat vaivattomasti itsensä kuhunkin työkohteeseen mobiilisovelluksella, ja me näemme reaaliajassa missä kukakin työntekijä juuri sillä hetkellä on. Laskutus hoituu kätevästi suoraan samalla ohjelmalla, johon luotettavat sähköiset tuntikirjaukset tallentuvat automaattisesti ja laskun voi lähettää heti työn päätyttyä, kysymättä työntekijältä paljonko aikaa meni. Ohjelmasta saa helposti erilaisia raportteja tukemaan päätöksentekoa eli se mahdollistaa kannattavan kasvun. Online-myynnin avulla jopa silloin, kun nukumme. Asiakastyytyväisyys on parantunut, ja asiakkaiden on mahdollista kommunikoida meidän kanssamme aivan uudella nykyaikaisella tavalla juuri silloin kuin heille sopii.

Vaikka kehitimmekin tämän ohjelman aluksi vain itseämme varten, päätimme pian, että haluamme nostaa esille tällä aliarvostetulla alalla toimivien siivoojien ja siivousyritysten ammattitaidon tarjoamalla myös heille tämän ohjelman käyttöön. Kun rutiinit ovat kunnossa, on helpompi keskittyä itse siivoustyöhön ja asiakaspalveluun. Haluamme todella auttaa myös muita yrityksiä menestymään tämän työkalun avulla, josta olemme itse saaneet paljon apua.

Nykyään Etunnin avulla menestyvästi yritystoimintaa pyörittävät ympäri Suomea kymmenet siivousyritykset ja useat yritykset myös muilta toimialoilta, kuten viheralalta, tapahtuma-alalta ja rakennusalalta.

Lue yhden asiakkaamme kertomus tästä

Turussa toimiva Siivouspalvelu Kota otti Etunnin käyttöön kesällä 2016. Perehdytys meni sujuvasti ja Etuntia oli helppo oppia käyttämään. Työntekijät omaksuivat nopeasti Etunnin mobiilisovelluksen käytön. Etunti otettiin ensin käyttöön koeryhmälle kuukauden ajaksi ja kokemusten perusteella siirrettiin loputkin työntekijät järjestelmään. Nyt Kodalla on käytössä Etunti Mobiili ja Etunti Työvuoro.

Digistenin ja Kodan yhteistyö on ollut tiivistä. Kota on ollut mukana Etunnin kehitystyössä tuomalla esille omia toivomuksiaan ja näkemyksiään. Hatunnostoa Kota antaakin Etunnin nopeasta reagoinnista ja asiakaspalvelusta. Kodan antamiin kysymyksiin ja kehitysehdotuksiin on vastattu nopeasti ja pyydetyt kehitysehdotukset ovat toteutuneet jopa päivässä.

Kodalla meni ennen kaksi työpäivää työaikakirjanpitoaineiston valmisteluun palkanlaskijalle, nyt Etunti-ohjelmalla samaan työhön menee enää kaksi tuntia. Etunti on mahdollistanut asiakasmäärän ja henkilöstötuottavuuden vahvan kasvun.

– Tavoitteemme oli tietenkin saada vanhan (ohjelman) tilalle järjestelmä, joka auttaa siivoojia työssään paremmin ja edesauttaa työstä suoriutumista. Olemme saavuttaneet suurimman osan näistä tavoitteista, kertoo Juha Mannermaa.

Siivouspalvelu Kota suosittelee Etuntia muillekin yrityksille ja on lupautunut Etunnin referenssiyritykseksi.

Voit käyttää Etuntia ilmaiseksi

Tiedämme, että yrityksen alku- ja kasvuvaiheessa raha on tiukilla, joten tarjoamme siihen tilanteeseen helpotusta täysin ilmaisella Etunti-versiolla siivousyrityksen jokapäiväiseen pyörittämiseen. Voit pyörittää kannattavasti ja täysin ilmaiseksi yritystäsi 500 kuukausittaiseen työtuntiin asti ja käyttää kaikkia meidän ohjelmistomme tarjoamia ominaisuuksia.

Jatkamme ohjelman kehitystä koko ajan, sillä haluamme nykyaikaisen ohjelmiston, joka oikeasti palvelee yritystä myös pitkällä tähtäimellä, eikä vain tässä ja nyt.

Hyvä yrittäjä! Jos sinulla on samanlaisia yritystoiminnan haasteita, kuin minulla oli, ja olet miettinyt pitkään, miten selätät ne, niin ota minuun yhteyttä ja ehkä voin auttaa siinä sinua.

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit