040 761 4366

Asiakas on ykkönen – tämä on yritystoiminnan keskeinen periaate. Asiakkaiden tarpeisiin ja toiveisiin pyritään vastaamaan, jotta asiakastyytyväisyys säilyisi. Hyvistä pyrkimyksistä huolimatta, aina ei voida välttyä ristiriidoilta. Aito esimerkki kiteyttää hyvin, miten yritys voi toimia, kun asiakkaan kanssa tulee erimielisyyttä.

Miten toimi työajanseuranta?

Asiakas oli tilannut muuttosiivouksen kotiinsa ja siivouspalvelusta oli sovittu etukäteen. Kaksi siivoojaa saapui sovitusti paikalle ja kummatkin leimasivat itsensä töihin sähköisellä työajanseurannalla, käyttäen kohteessa olevaa yksilöityä RFID-tarraa, joka oli kiinnitetty aiemmin. RFID- tarrat eli tagit luetaan puhelimissa olevan NFC-toiminnon avulla, jolloin työntekijät näkyvät työajanseurannassa sekä tällä tagilla että GPS:llä. Samanlaista tapaa käytetään esim. vartiointiliikkeissä: asiakaskohteissa on tarrat tai kyltit, jotka vartijan on käytävä leimaamassa. Näin voidaan varmistaa, että vartija on käynyt kyseisessä paikassa kierroksellaan.  Asiakkaat pitävät tästä toimintatavasta, koska se antaa palveluun luotettavuutta.

RFID-tarran avulla voidaan varmistua, että työntekijät ovat asiakkaalla oikeaan aikaan

Asiakas vs. digitaalinen työajanseuranta

Työntekijät tekivät siivouksen sovitussa ajassa ja leimasivat sen jälkeen itsensä ulos käyttäen jälleen RFID-tarraa.  Tässä tapauksessa asiakas kuitenkin väitti, että siivoojat olivat olleet kohteessa sovittua vähemmän aikaa ja että asiakasta tästä syystä laskutettiin liikaa.

Vaikka asiakkaalle esitettiin raportit ja kirjaukset, joista näkee työntekijöiden olleen paikalla sovitun ajan, ei asiakas halunnut tätä uskoa. Asiakas vei asian kuluttajariitalautakuntaan ja vaati yritystä hyvittämään laskun. Yritys pystyi kuitenkin todistamaan kuluttajariitalautakunnalle sähköisen työajanseurannan avulla siivoojien tarkat työajat, ja että kirjaukset oltiin tehty juuri kyseisen asiakaskohteissa. Jokainen RFID-tarra on yksilöllinen ja näin voidaan olla täysin varmoja, että juuri tiettyä tarraa on käytetty leimaamisessa. Leimausta tuki sähköisen työajanseurannan GPS-paikannus, josta voitiin nähdä kartalla missä työntekijät ovat mihinkin aikaan olleet.

Sähköinen työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu työntekijän turvana

Kuluttajariitalautakunta ratkaisi tapauksen yrityksen hyväksi, asiasta esitetyn vahvan näytön perusteella. Ylimääräistä aikaa ja vaivaa yrittäjälle tapauksesta tuli, eikä kukaan yrittäjä tietenkään halua riitautua asiakkaan kanssa, vaan asiat yritetään aina sopia. Tärkeintä tässä tapauksessa kuitenkin oli, että asiakkaan väärinkäsitys saatiin oikaistua ja sille oli kiistattomat todisteet.

Ilman sähköistä työajanseurantaa, olisi todisteena ollut vain sana sanaa vastaan, jolloin tilanteesta olisi tullut aivan toisenlainen. Pahimmassa tapauksessa tämä olisi voinut johtaa työntekijän irtisanomiseen. Joka tapauksessa, yrittäjällä ei olisi ollut todisteita työntekijän paikalla olosta, joten hänen olisi pitänyt hyvittää lasku asiakkaalle.

Sähköinen työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta antavat turvaa niin työntekijöille kuin asiakkaillekin

Ihmisiä ja asiakkaita on moneen lähtöön ja joskus ristiriitoja ja väärinkäsityksiä vain sattuu. Niitä voi sattua myös esim. vanhemman asiakkaan muistisairauden vuoksi. Tällä yrityksellä on käynyt myös niin, että muistisairas vanhus on sanonut sukulaisilleen, että siivooja ei ole käynyt. Kun sukulaiset lähtivät asiaa selvittämään, oli yrityksellä näyttää kirjaukset, joista selvisi, että siivous on tehty sovitusti. Näin myös sukulaiset saivat varmuuden siitä, että siivoukset hoidetaan sovitusti.

Kiistämätön ja läpinäkyvä tuntikirjanpito luo turvaa ja asiakastyytyväisyyttä sekä yrittäjälle että työntekijöille. Lisäksi laki velvoittaa yrityksen pitämään luotettavaa tuntikirjanpitoa. Sähköinen tuntikirjanpito on aikaa säästävää ja vaivatonta.

Yrittäjän on varauduttava kaikkeen, myös negatiiviseen. Pahimmassa tapauksessa yrityksen maine saattaa pahasti kärsiä pelkästään yhden epäluotettavan työntekijän tai asiakkaan takia. Samoin työntekijän maine voi kärsiä ja uuden työpaikan saaminen voi vaikeutua. Toimimalla niin, että pystyy aina todistamaan vedenpitävästi oman toimintansa, pystytään yrityksen maine pitämään hyvänä. Jos työntekijänne lähettävät tuntikirjanpidot tekstiviestillä, niin voitteko pitää sitä menetelmää luotettavana? Miten olisikaan aikaisempi esimerkkitapaus päättynyt, jos tunnit olisivat kirjattu pelkästään paperille?

 

Miten tunteja tässä yrityksessä kirjataan?
Ottakaa sähköinen Etunti-järjestelmä käyttöön artikkelin alta ilmaiseksi.

Ilmainen Edico-mobiilisovellus antaa taas asiakkaalle mahdollisuuden nähdä menneet ja tulevat sovitut siivouskäynnit sekä viestimään helposti suoraan palvelua tarjoavan yrityksen kanssa.

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit