040 761 4366

Kun olemme käyneet keskusteluja yrittäjien kanssa, on yksi asia josta lähes kukaan ei ole meille oma-aloitteisesti puhunut. Tämä asia on asiakkaiden avaimet. Niihin sisältyy kaikki se mitä esimerkiksi siivousalalla pidetään keskeisenä, nimittäin luottamus. Asiakas luottaa, etteivät avaimet joudu vääriin käsiin ja että yritys tietää missä hänen avaimensa ovat. Juuri tämä luottamus lienee se syy, että yrittäjä ei kerro muille avaimistaan. Kun sitten otamme asian esille yleisellä tasolla, on yrittäjien mielenkiinto herännyt heti.

Avaimia on hallinnoitu milloin paperilistoilla ja milloin excel-tiedostolla. Pääsääntöisesti tietotulvassa on lopulta päädytty sekaannuksiin ja jopa asiakasluottamuksen menettämiseen. Toinen keskeinen ongelma erillisillä listoilla on, että niillä ei ole yhteyttä toiminnan ohjaukseen. Tiedätkö mitä avaimia työntekijäsi tarvitsee ensi viikolla ja missä ne avaimet ovat nyt? Mistä näet montako avainta asiakkaan kohteeseen on ja kenellä ne ovat juuri nyt? Kun työntekijä luovuttaa avaimen toiselle työntekijälle, kirjaatko siirron työntekijöiden henkilökortteihin, ruutuvihkoon, toteat asian WhatsUp-viestissä, laitat exceliin luomalla uuden rivin avaimen välilehteen?

 

Ruutuvihko on hyvä työkalu, kun pitää kirjata ylös asia jonka hoitaa myöhemmin. Ruutuvihko on myös hyvä väline paikallisyhdistyksen johtokunnan pöytäkirjoille. Ruutuvihko ei kuitenkaan osaa kertoa mitä sinne on kirjoitettu, vaan se pitää käydä sieltä erikseen katsomassa. Se täyttyy sekavista merkinnöistä nopeasti, varsinkin kun merkintöjä tekee useampi. WhatsUp-viestit ovat samaa sarjaa. Sinne voidaan laittaa pikaviesti, johon ei koskaan enää palata. Pikaviesteissä WhatsUp on hyvä, varsinkin perheen sisäisessä viestinnässä. Kun historia astuu WhatsUpin ääreen, ongelma on valmis. Kun WhatsUpista etsii työntekijöiden ilmoituksia avaimista, yrittäjä uupuu väistämättä. Excel-tiedostoja on lähes kaikki rakennelleet, toiset pelkistettyjä ja toiset makroja hyödyntäen. Excel saadaan kertomaan monia asioita, mutta jatkuvaan tiedonsiirtoon se on yksi kalleimmista ylläpidettävistä järjestelmistä.

Etunnissa avainten hallinta on kehitetty yrittäjien toiveiden pohjalta. Kohteessa voi olla monta avainta ja ne kaikki pitää saada samaan järjestelmään. Avainten siirto haltijalta toiselle pitää olla helppoa. Kohteen kaikki avaimet ja niiden tiedot on oltava helposti ja nopeasti saatavilla. Työntekijän pitää nähdä työvuorossa, mitä avaimia hänellä pitää olla. Työnohjaajan tulee helposti saada nähtäväksi ne avaimet, joita työntekijä tarvitsee haluttuna ajankohtana ja missä ne avaimet ovat nyt. Nämä ja paljon muita toiveita huomioitiin, kun rakensimme monipuolisen avaintenhallinnan osaksi monipuolista ja tehokasta työnohjausjärjestelmäämme. Nyt tieto avaimista on siellä, missä niitä tarvitaan ja tietoa voidaan käyttää osana palveluiden suunnittelua ja toteutusta. Asiakkaat ovat tyytyväisiä, kun he voivat luottaa avaimiensa hallinnan olevan kunnossa. Suomessa suomalaisiin olosuhteisiin ja käytäntöihin toteutettu Etunti®-järjestelmä on saanut suuren suosion ja käyttäjämäärä on vahvassa kasvussa.  

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit