0407614366
040 761 4366

Helsingissä toimiva Digisten Oy päätti nostaa siivousalan katteet ja arvostuksen kohdilleen. Se kehitti asiakkaidensa kanssa Etunti-järjestelmän, jonka avulla koko prosessi työajan suunnittelusta laskutukseen ja viestinnästä raportointiin tapahtuu nopeasti ja   kustannustehokkaasti.

Henkilöstökulujen säästöt 20–50 prosenttia. Työajan säästö 10–20 prosenttia. Liikevoiton kasvu jopa 5 prosenttia. Mistä on kyse?

”Siivousalan katteet ovat niin pienet, että kannattava toiminta onnistuu vain tehokkuuden kautta. Monissa alan yrityksissä eletään silti edelleen muistin, keltaisten lappujen, sähköpostien ja WhatsApp-viestien varassa, Digisten Oy:n liiketoimintajohtaja ja Etunnin isä Veiko Põldkivi toteaa.

”Asioita unohtuu ja tehdään moneen kertaan, virheitä tapahtuu, ja tulipalojen sammuttamiseen menee älyttömästi aikaa. Ja vaikka käytössä olisi työn tehostamiseen tarkoitettuja järjestelmiä, ne ovat kalliita ja joustamattomia.”

Etunnin avulla päästään eroon turhista virheistä ja päällekkäisyyksistä. Työnjohtajat ja -tekijät voivat keskittyä oikeisiin asioihin, työn laatu paranee ja toiminta tehostuu. Nämä muutokset näkyvät parhaimmillaan merkittävänä ajan ja rahan säästönä ja edelleen liikevoiton kasvuna.

”Hyvä on, teen sitten itse!”

Etunti sai alkunsa Põldkiven turhautumisesta. Monika-vaimon kanssa vuonna 2005 perustettu siivousfirma, Sivex Oy, menestyi hyvin, mutta käytössä oleva järjestelmä ei palvellut sen tarpeita.

”Minua ärsytti, että tarvitsin kolme eri ohjelmaa: työvuorosuunnittelun, työajan seurannan ja laskutusohjelman. Maksoin kolmesta ohjelmasta, kirjauduin niihin kaikkiin sisään ja jouduin syöttämään uusien asiakkaiden ja työntekijöiden tiedot kolmeen kertaan. Näin siitä huolimatta, että ohjelmat keskustelivat keskenään.”

Veiko pyysi olemassa olevalta ohjelmantarjoajalta pieniä, oman yrityksen toimintaa helpottavia muutoksia. Vastaus oli kuitenkin tyly.

”Sieltä sanottiin, että ei onnistu – menkää ja kehittäkää itse. Suivaannuin ja päätin, että hyvä on, sen teenkin! Etsin hyvät tekijät ja kehitän ohjelman, jossa kirjaudutaan kerran sisään, maksetaan kerran ja syötetään asiakas- ja työntekijätiedot kerran niin, että tieto kulkee saman tien asiakastilauksesta laskunmaksuun ja raportointiin saakka. Sellaista ohjelmaa ei markkinoilla ollut.”

 

Työntekijät käyttävät puhelinta tuntien kirjaamiseen. Puhelimesta näkyy myös tehdyt työt ja muita asioita.

 

Vahvuutena toimialatuntemus

Suomi on täynnä eri kokoisia siivousfirmoja, eikä yksikään yli kymmenen hengen yritys pysty toimimaan tehokkaasti muistin ja keltaisten lappujen varassa. Miksi mikään ohjelmistotalo ei ollut tarttunut tilaisuuteen ja kehittänyt siivousfirmoille sopivaa ohjelmaa? Miksi Etunnin kaltaista järjestelmää ei tarjottu aikaisemmin?

Põldkiven näkemyksen mukaan kyse on toimialatuntemuksen puutteesta. Ohjelmistotoimittajat osaavat kyllä koodata, mutta siivousalan ominaispiirteitä ja tarpeita ne eivät tunne.

”Järjestelmiä rakennetaan yleensä yhden pilottiasiakkaan tarpeiden mukaan. Kuitenkin pelkästään siivousalan sisällä on erilaisia, hyvin eri tavoin suuntautuneita yrityksiä. Joku siivoaa rakennuksilla, joku kodeissa, joku toimistoissa. Jos toimialaa ei tunne, on mahdotonta tehdä järjestelmää, joka palvelisi näitä kaikkia”, hän toteaa.

”Minulta löytyy alan tuntemus; ohjelmistoalan osaamisen olen hakenut muualta. Lisäksi kehitystyöhän on pyydetty mukaan muiden siivousfirmojen työntekijöitä ja esimiehiä.”

Tällä hetkellä Digistenissä työskentelee neljä kokopäiväistä ja yksi osa-aikainen työntekijä. Asiakkuuksien lisääntyessä ohjelmistopuolelle haetaan lisää tulivoimaa.

”Tänä vuonna Etunti pyritään saamaan mahdollisimman laajalti siivousalan ihmisten tietoisuuteen ja käyttöön. Ensi vuonna palvelun toivotaan olevan ykkösvaihtoehto uutta järjestelmää harkitseville yrityksille.”

Vanhat toimintatavat tiukassa

Oli palvelu miten toimiva tahansa, sen läpimurto vaatii valtavasti työtä. Ensiksikin, kokonaisuuden hahmottaminen vaatii pysähtymistä. Toiseksi, siivousala on perinteinen ja vanhojen toimintatapojen asema vahva.

”Digitaalisuus ja uuden työkalun opetteleminen saatetaan nähdä niin pelottavana, että siihen ei lähdetä, vaikka uusi systeemi virtaviivaistaisi työtä todella merkittävästi.”

Kolmas asia on luonnollisesti raha: uusi järjestelmä edellyttää investointia, jonka takaisinmaksu ei tapahdu heti. Ensimmäisinä hypyn ovatkin tehneet nälkäiset, kasvuhaluiset ja innovatiiviset edelläkävijät, jotka ymmärtävät investoinnin merkityksen ja malttavat odottaa takaisinmaksua viikkoa tai kahta pidempään.

Digisten Oy ja Sivex Oy ovat erillisiä yhtiöitä, ja ne, samoin kuin niiden asiakastiedot, pidetään erillään myös jatkossa.

”Uskon, että vain toimialaa tunteva yrittäjä pystyy auttamaan toimialaa. Digistenin perustamisella poistettiin mahdolliset epäilyt Etunnin asiakastietojen siirtymisestä Sivexin tietoon.”

 

Etunti on liikkuvan työn ammattilaisten kanssa suunniteltu työkalupakki, josta yritys voi valita tarvitsemansa palvelut.

Ota yhteyttä

Sosiaalinen media

Sijainti

  • Etunti - Digisten Oy Hämeentie 157 6. krs. H9 00560 Helsinki

Haluatko saada jatkossa vinkkejä liikkuvan työn tehostamiseen?

Tilaa vinkit suoraan sähköpostiisi.

Tilaa vinkit